Accesso agli atti di gara con ACQUISTINRETE….ed altre novità
Il diritto di accesso agli atti di gara rappresenta uno degli strumenti fondamentali per garantire la trasparenza e la tutela delle posizioni giuridiche degli operatori economici che partecipano a procedure di affidamento. Nel nuovo Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023), il legislatore ha confermato e riorganizzato la disciplina, cercando un equilibrio tra tre esigenze spesso in tensione:
- Tutela della concorrenza e della par condicio tra gli operatori.
- Esigenza di riservatezza su dati sensibili, segreti tecnici o commerciali.
- Garanzia di difesa in giudizio per chi intende impugnare gli esiti della procedura.
La norma di riferimento è l’art. 35 del D.Lgs. 36/2023, che recepisce i principi generali in materia di accesso, rinviando in parte alla disciplina contenuta nella Legge 241/1990 e, allo stesso tempo, integrandola con previsioni specifiche per il settore dei contratti pubblici.
In particolare, il diritto di accesso si manifesta:
- nella fase procedimentale, quando un concorrente chiede di visionare gli atti per verificare la regolarità della gara;
- nella fase contenziosa, come strumento difensivo necessario per l’eventuale proposizione di un ricorso giurisdizionale.
Il nuovo Codice ha cercato di rafforzare la chiarezza dei termini e dei limiti, prevedendo anche modalità semplificate (ad es. accesso digitale tramite piattaforme di e-procurement) in coerenza con i principi di digitalizzazione e di massima trasparenza introdotti dall’art. 19.
Grazie al Fascicolo di Gara nel MePA:
- la stazione appaltante può inserire (o delegare ad altri) tutta la documentazione di gara rilevante direttamente online;
- gli operatori economici possono accedere in modo più immediato e trasparente ai documenti, ai dati e alle informazioni relativi alla procedura, nei casi previsti dal Codice;
- si snelliscono le fasi di pubblicazione, conservazione e controllo, riducendo i rischi di omissione o ritardi rispetto agli obblighi di legge.
Questo passaggio verso la gestione digitale e condivisa dei documenti influenza fortemente l’operatività sia delle stazioni appaltanti che degli operatori economici, comportando nuovi adempimenti, nuove responsabilità ma anche opportunità di efficienza e maggiore certezza nei rapporti procedurali.
Come fare ….nell’attesa di un video
Guida operativa al Fascicolo di Gara (MePA)
Generazione, gestione, conservazione
1. Chi può usare il Fascicolo di Gara
Possono operare nel Fascicolo di Gara:
- il Punto Ordinante (PO)
- il Responsabile Unico del Procedimento (RUP)
- il Responsabile del Procedimento (RdP)
- un Delegato al Fascicolo di Gara, nominato da PO, RUP o RdP.
Il delegato può svolgere azioni nella sezione Fascicolo di Gara e di accesso agli atti, se così abilitato, inclusa la condivisione dei pacchetti documentali e la modifica o eliminazione della condivisione.
2. Quando e per quanto tempo
- Il Fascicolo di Gara è generabile a partire dalla pubblicazione della procedura.
- Rimane attivo per tutta la durata della gara, dell’affidamento e dell’esecuzione del contratto.
- Deve essere conservato fino a cinque anni dalla stipula dell’ultimo lotto della procedura.
3. Componenti del Fascicolo
Il Fascicolo si compone di:
- Elementi acquisiti automaticamente dal sistema: documentazione pubblicata sulla piattaforma, atti e documenti collegati alle offerte al momento dell’aggiudicazione e della stipula.
- Elementi caricati manualmente: documenti integrativi, atti interni, allegati aggiuntivi inseriti direttamente dalla stazione appaltante.
4. Operazioni principali
| Operazione | Descrizione |
|---|---|
| Gestione delegati | PO, RUP, RdP possono nominare Delegati e attribuire loro permessi specifici. |
| Aggiungi documentazione | Inserimento manuale di documenti: occorre compilare descrizione, fase del procedimento, tipologia, eventuale lotto e allegare il file. |
| Modifica / Eliminazione documenti | Possibile modificare i metadati o eliminare documenti integrativi già inseriti. |
| Generazione del Fascicolo | Consente di creare la raccolta completa dei documenti di gara in un unico fascicolo digitale. |
| Download del Fascicolo | Permette di scaricare il fascicolo generato; al download il file fisico viene rimosso dall’archivio e lo stato si aggiorna. |
| Eliminazione del Fascicolo | Il RUP può richiedere la cancellazione dell’intero fascicolo; la piattaforma conferma l’esito tramite comunicazione ufficiale. |
5. Accesso agli atti tramite pacchetti documentali
Una volta generato, il Fascicolo consente di gestire l’accesso agli atti verso gli operatori economici attraverso la creazione e condivisione di pacchetti documentali.
Fasi operative:
- Creazione del pacchetto documentale
- Selezione del lotto o della gara.
- Creazione del pacchetto con un nome identificativo.
- Scelta dei documenti da includere o caricamento di ulteriori allegati.
- Individuazione dei destinatari
- Selezione degli operatori economici che hanno partecipato alla procedura.
- Condivisione
- Invio del pacchetto ai destinatari.
- La condivisione ha una durata di 60 giorni, al termine dei quali scade automaticamente, ma può essere rinnovata.
- Area comunicazioni
- Spazio dedicato agli scambi tra stazione appaltante e operatori per chiarimenti e richieste sugli atti condivisi.
- Tutti i messaggi sono visibili agli utenti autorizzati; le risposte possono essere date solo dal soggetto che ha avviato la conversazione.
6. Controlli e requisiti particolari
- La funzione “Gestione Accesso agli Atti” è disponibile solo dopo la scadenza per la presentazione delle offerte e in presenza di almeno un’offerta.
- Se il fascicolo viene aggiornato con nuovi documenti, è necessario rigenerarlo prima di condividere ulteriori pacchetti documentali.
- La conservazione è automatica e segue le regole di archiviazione digitale previste; l’eliminazione richiede passaggi autorizzati.
7. Best practice operative
- Verificare la completezza della documentazione prima della generazione del fascicolo, per ridurre rigenerazioni successive.
- Distinguere chiaramente le fasi del procedimento nei metadati dei documenti.
- Compilare con attenzione descrizioni, tipologie e riferimenti ai lotti.
- Documentare e monitorare le deleghe conferite, per garantire tracciabilità delle azioni svolte.
- Pianificare le condivisioni degli atti, tenendo conto della scadenza automatica dei 60 giorni.
- Utilizzare l’Area comunicazioni per mantenere trasparenza e tracciabilità negli scambi con gli operatori economici.
vi lascio uno schema che potrebbe essere inserito nel manuale di gestione documentale per la gestione delle fasi di gara (e metdatatati)
Esempi di fasi procedurali da utilizzare come metadato
Ecco una possibile classificazione di fasi da usare come valori standard:
| Fase | Significato / quando si usa |
|---|---|
| Pubblicazione | Bando di gara, avvisi di pre-informazione, invito, capitolato, documenti iniziali. |
| Presentazione offerte | Ricezione delle offerte, richieste, dichiarazioni offerte. |
| Valutazione / Verifica | Verifica requisiti, valutazione tecnica ed economica. |
| Aggiudicazione | Atto di aggiudicazione, comunicazione dell’esito, graduatorie. |
| Stipula del contratto | Firma del contratto, documenti di formalizzazione. |
| Esecuzione / Implementazione | Documenti inerenti l’esecuzione del contratto: consegna, rendicontazione, collaudi, monitoraggi. |
| Chiusura / Post-esecuzione | Verbali finali, certificati di regolare esecuzione, chiusura amministrativa. |
L’altra novità molto importante riguarda il richiamo diretto nella procedura di gara delle figure ex articolo 114.
Merita particolare sottolineatura la frequenza con cui si è omessa la nomina del DEC, nonostante l’obbligatorietà della sua designazione nelle fattispecie di riferimento, vi lascio l’approfondimento sul DEC
